15 MPS Fragen,
die Sie Ihrem Anbieter stellen sollten Wie Sie den richtigen, erfolgsbringenden
Partner entdecken Jeder MPS-Anbieter behauptet, er stelle das Beste für Ihr Unternehmen bereit. Aber nur eine gründliche Untersuchung wird zeigen, wer wirklich für Ihre Organisation den passendsten Managed Print Service leisten kann. Nehmen Sie Ihre potenziellen MPS-Partner anhand dieser 15 kritischen Fragen genau unter die Lupe und erfahren Sie, wer der richtige für Ihr Unternehmen sein wird.
1. Hat der Anbieter die Fähigkeit uns im Projektmanagement zu unterstützen, sowie Projektunterstützung einzuwerben und Change Management Projekte erfolgreich zu führen? +–
Besitzt der MPS-Anbieter die Erfahrungen, Ressourcen und Fähigkeiten, um alle Ebenen und Abteilungen zu überzeugen? Hat der Anbieter erfolgreich MPS in der Vergangenheit bei anderen Unternehmen eingeführt und diesen damit geholfen? Lesen Sie mehr über den vierstufigen Change Management Plan und wie Sie den Übergang zu MPS am besten gestalten.
2. Welche Werkzeuge stehen dem Anbieter zur Verfügung, um eine präzise Analyse und Bewertung unserer aktuellen Infrastruktur durchzuführen? +–
Existieren spezielle Tools und Methoden, um eine umfassende Prüfung der IT-Umgebung und der Gesamtkosten durchzuführen? Sehen Sie selbst, wie die leistungsstarken Xerox-Tools, den Führungskräften in der gesamten Industrie die Augen geöffnet haben.
3. In welcher Form wird der Anbieter fortlaufend die Kostensenkung messen und dokumentieren? +–
Werden Einsparungen einfach identifizierbar und akkurat dokumentiert? Kann ich persönlich die Kostenreduktion nachvollziehen? Und ist der Anbieter in der Lage uns offenzulegen, wann, wo und wie Kosteneinsparungen eintreten?
4. Bietet der MPS-Anbieter Lösungen, welche die Nachhaltigkeit der Umwelt positiv beeinflussen? +–
Welche Technologie, Strategie und welcher Service bieten andauernde Nachhaltigkeit wie beispielsweise Energieeffizienz und Reduzierung der Druckproduktionen? Werden verschiedene Lösungsmöglichkeiten für ein verbessertes Energiemanagement angeboten? Wie die Nachhaltigkeit mit Hilfe von Druckprozesssteuerung verbessert wurde, erklärt Lea Deesing von der City of Riverside in Kalifornien.
5. Wie gut ist es für den Anbieter möglich, sich in unsere IT-Infrastruktur zu integrieren? +–
Wie stellt er sicher, dass ein reibungsloser Übergang zur idealen Druckumgebung mit MPS erfolgt?
6. Sicherheit ist in der heutigen Zeit ein nicht zu unterschätzendes und ernstzunehmendes Thema. Arbeitet der Anbieter mit den besten Sicherheitsfirmen wie z.B. Cisco und McAfee zusammen, um integrierte Sicherheitslösungen bei den Geräten vorzuhalten? +–
Verfügt der MPS-Anbieter über Software, Technologie und Know-How, um sicherzustellen, dass sowohl unsere Unternehmensdaten als auch unser geistiges Eigentum geschützt sind? Lesen Sie, wie die Xerox® ConnectKey® Technologie Multifunktionsdrucker in anpassungsfähige, benutzerfreundliche und jetzt noch sicherere Geräte umwandelt.
7. Wie wird der MPS-Anbieter unsere mobilen Mitarbeiter einbinden? +–
Existieren Cloud-Lösungen, welche unsere mobilen Mitarbeiter in die Prozesse sicher und geschützt integrieren sowie für diese mobiles Drucken unterstützen? Hat der Anbieter in der Vergangenheit die mobilen Fähigkeiten seiner Kunden positiv beeinflusst? Wie die University of California State, Fullerton, Ihre Fakultätsmitarbeiter mobil machte, hören Sie hier.
8. Ist der Anbieter in der Lage, die Workflow-Automatisierung zu verbessern und Geschäftsprozesse zu optimieren? +–
Welche Software und Technologie werden angeboten, um Workflows zu vereinfachen und zu modernisieren? Welche Rolle spielt Automatisierung? Lesen Sie hier, wie ein papierloses Büro Ihnen helfen kann, die Effizienz und Produktivität zu steigern.
9. Sind Performance und kontinuierliche Verbesserungen für den Anbieter messbar? +–
Welche Analyse-, Dokumentations- und Transparenztools werden zur Verbesserung des Überblicks und der Durchsichtigkeit bereitgestellt?
10. Hat der Anbieter geprüfte Erfahrungsberichte aus der Vergangenheit? +–
Kann er Erfahrungen in der Einführung und dem Betrieb von MPS-Lösungen in der Vergangenheit vorweisen? Genießt er ein hohes Ansehen in der Industrie? Wie sehen seine Referenzen aus? Warum Analytiker Xerox als Markführer für MPS einordnen, lesen Sie hier.
11. Hat der Anbieter eine strategische Vision, welche unseren Bedürfnissen entspricht und sich diesen zukünftig anpasst? +–
Wie werden die langfristigen Ziele meines Unternehmens unterstützt und wird ein Fokus auf weitere Initiativen über die Kosteneinsparungen hinaus gesetzt?
12. Definiert der Anbieter Managed Print Services nur durch Drucker und Verbrauchsmaterialien ... oder beinhaltet es auch deren Server-, Treiber- und Warteschlangenmanagement? +–
Es gehört mehr zum Druckmanagement als es für Nutzer auf den ersten Blick ersichtlich scheint. Ein neuer umfangreicher Denkansatz hat der weltgrößten Nachrichtenagentur Reuters geholfen, Kosten zu reduzieren sowie Nutzerzufriedenheit und Produktivität zu steigern – lesen Sie hier.
13. Ist der Anbieter in der Lage, herstellerunabhängig Print Services und Printgeräte zu managen? +–
Welche Hersteller werden unterstützt? Wie hoch ist der Anteil der Geräte, die derzeit von fremden Herstellern durch den Anbieter mit verwaltet werden?
14. Werden Skalierbarkeit, Flexibilität und globale Lieferungsmöglichkeiten angeboten? +–
Welche Strategien existieren, um Skalierbarkeit und Wachstum zu realisieren? Ist eine bequeme, problemlose Angebotsvergrößerung und
-verkleinerung möglich? Gibt es Beispiele, bei welchen eine flexible Angebotsanpassung in der Vergangenheit vorgenommen wurde?
15. Hilft der Anbieter uns, papierbasierte Prozesse zu automatisieren? +–
Es mag widersprüchlich klingen, aber offeriert der MPS-Anbieter echte digitale Alternativen zur Minimierung von Druckprozessen, um effizienter mit digitalen Dokumenten zu arbeiten? In diesem Video erfahren Sie mehr über neue digitale Angebote.
  MPS ist kein kleiner Schritt in die erfolgreiche Richtung. Es hat großes Potential, Ihr Geschäft auf die Überholspur und somit auf ein neues Erfolgslevel zu bringen. Stellen Sie sich diese kritischen Fragen und machen Sie sich bewusst, wie hoch das Potential von Managed Print Services für Sie ist.
  Laden Sie diese Fragen als druckbare Checkliste herunter, sodass Sie für Ihr nächstes MPS-Meeting vorbereitet sind und den besten Partner für Ihr Unternehmen herausfinden können.